Privacyverklaring

1 - Over Hermeion

Hermeion verwerkt persoonsgegevens bij haar dienstverlening en via de website. Deze verklaring beschrijft de verwerking waarvoor Hermeion verantwoordelijk is.

Hermeion | KvK 76900738 | Tuilland 8, 3941 KE Doorn
Privacycontact: Erwin Hollestelle
Contactformulier: www.hermeion.nl/contact →

2 - Gegevens en doeleinden

Hermeion gebruikt alleen gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening, zoals naam, contactgegevens, functie, organisatie, correspondentie en factuurgegevens. Bij begeleiding kan het ook gaan om leerdoelen, relevante werkinformatie, gespreksnotities, evaluaties en antwoorden en uitkomsten van vragenlijsten, waaronder 360-gradenfeedback.
 

Hermeion ontvangt persoonsgegevens rechtstreeks van de persoon zelf of via anderen, zoals een opdrachtgever. Bij ontvangst via anderen informeert Hermeion de betreffende persoon tijdig over de gegevens, de bron en het gebruik ervan, tenzij die informatie al bekend is. Dit kan worden meegenomen in het gebruikelijke contact, met een verwijzing naar deze privacyverklaring.

Doel en grondslag:
 

• Contact, offertes en opdrachten
  De overeenkomst met de persoon zelf, of voorbereiding op diens verzoek. Voor zakelijke contactpersonen: het gerechtvaardigde belang van Hermeion bij het organiseren en uitvoeren van opdrachten.
   

• Begeleiding en afgesproken terugkoppeling
  Het gerechtvaardigde belang van Hermeion bij het organiseren en uitvoeren van de begeleiding.

​

• Administratie en juridisch verweer
  Wettelijke administratieplichten en het gerechtvaardigde belang van Hermeion bij het onderbouwen en verdedigen van haar rechten.
   

• Nieuwsbrief
  Toestemming, met de mogelijkheid zich steeds af te melden via de nieuwsbrief of het privacycontact.

​​

Hermeion weegt een gerechtvaardigd belang steeds af tegen de privacybelangen van de betreffende persoon. Zonder noodzakelijke contact- of opdrachtgegevens is dienstverlening soms niet mogelijk. Nieuwsbrieftoestemming is daarvoor geen voorwaarde.

 

3 - Vertrouwelijkheid bij begeleiding

Persoonlijke begeleidingsgesprekken zijn vertrouwelijk. Betaling geeft een werkgever geen recht op de inhoud. Hermeion spreekt de terugkoppeling af met de deelnemer en deelt herkenbare gespreksinhoud alleen met specifieke toestemming, bij een wettelijke verplichting of bij concreet ernstig gevaar voor personen, voor zover wettelijk toegestaan. Bij groepen gelden vertrouwelijkheidsafspraken en houdt Hermeion rekening met herkenbaarheid van samengevoegde informatie.

​

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, verwerkt Hermeion alleen als dat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Hermeion bespreekt dit vooraf en vraagt waar nodig afzonderlijke, uitdrukkelijke en vrije toestemming. Alleen iets vertellen geldt niet als toestemming voor vastlegging of verstrekking.

Opnamen en automatische transcripties, ook met AI, vragen voorafgaande toestemming van alle betrokkenen en afspraken over gebruik en bewaring. Hermeion verwijdert deze na het uitwerken en controleren van het afgesproken verslag. Besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen berusten niet uitsluitend op een computerbeoordeling.

​

​

4 - Delen van gegevens

 

Hermeion maakt voor zijn werkzaamheden gebruik van externe dienstverleners, onder meer voor websitehosting, e-mail, digitale opslag en samenwerking, ICT-beheer en financiële en fiscale administratie. Deze partijen kunnen daarbij persoonsgegevens verwerken. Waar een dienstverlener dit in opdracht van Hermeion doet, maakt Hermeion passende afspraken over de verwerking en beveiliging daarvan.

​

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht, voor professionele dienstverlening of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

​

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Hermeion ervoor dat daarvoor passende wettelijke waarborgen gelden. Informatie over de toepasselijke waarborgen en waar deze kunnen worden geraadpleegd, kan worden opgevraagd via het privacycontact.

 

​

5 - Bewaren van gegevens

Hermeion bewaart gegevens niet langer dan nodig en hanteert de volgende uitgangspunten:

​

• Contact- en begeleidingsgegevens
  Tijdens het contact of traject en maximaal één jaar na afronding. Informatie die niet meer nodig is, wordt eerder verwijderd.​
   

• Noodzakelijke zakelijke bewijsstukken
  Maximaal vijf jaar na de opdracht of het betreffende zakelijke contact, voor verantwoording en eventueel juridisch verweer.
  ​

• Fiscaal verplichte administratie
  Volgens de wettelijke bewaarplicht, doorgaans zeven jaar.

Nieuwsbriefgegevens blijven bewaard tot afmelding. Daarna blijft alleen noodzakelijk bewijs van toestemming en afmelding bewaard om verzendingen te verantwoorden en nieuwe verzending te voorkomen.

 

Bij een concrete claim of wettelijke verplichting kan Hermeion relevante gegevens langer bewaren. Daarna volgt verwijdering of onomkeerbare anonimisering.

​

​

6 - Website en beveiliging

Voor een werkende en veilige website kan Hermeion technische gegevens verwerken, zoals IP-adres en browsergegevens, op basis van een gerechtvaardigd belang. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vraagt Hermeion die vóór plaatsing. Strikt noodzakelijke cookies en analytische cookies met geen of geringe privacygevolgen kunnen zonder toestemming worden gebruikt.

Hermeion neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en beperkt toegang tot personen die de gegevens nodig hebben. Bij een datalek treft Hermeion maatregelen en informeert de toezichthouder en betrokken personen wanneer de wet dat verlangt.

​

7 - Privacyrechten

Iedereen kan om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de eigen gegevens vragen. Bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang leidt tot stoppen, tenzij Hermeion dwingende, zwaarder wegende redenen heeft of de gegevens nodig zijn voor rechtsvorderingen. Direct marketing stopt altijd na bezwaar.

Toestemming kan steeds worden ingetrokken; dit verandert niets aan eerder rechtmatig gebruik. Voor zelf verstrekte gegevens die geautomatiseerd worden verwerkt op basis van toestemming of een overeenkomst met die persoon, bestaat ook recht op ontvangst in een gangbaar digitaal formaat en waar mogelijk overdracht. Wettelijke bewaarplichten en rechten van anderen kunnen een verzoek beperken.

Privacyverzoeken kunnen naar het privacycontact. Hermeion reageert in beginsel kosteloos binnen één maand en meldt binnen die maand een noodzakelijke verlenging van maximaal twee maanden. Bij redelijke twijfel over de identiteit vraagt Hermeion alleen noodzakelijke aanvullende informatie.

Klachten kunnen rechtstreeks naar de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.