Managementteamontwikkeling
Effectiever samenwerken als managementteam
Sinds 2005 begeleid ik management- en directieteams in hun ontwikkeling. Steeds opnieuw ervaar ik dat geen twee teams hetzelfde zijn. Ook de omstandigheden waarin teams opereren verschillen. Een goed programma is daarom altijd maatwerk. Het sluit aan bij waar het team staat, bij wat de situatie vraagt en biedt ruimte om gedurende het traject nieuwe inzichten in te brengen.
Met de jaren heb ik zo een duidelijke visie ontwikkeld op wat managementteamontwikkeling vraagt en hoe je dat vertaalt naar een goed programma. Voor dit essay heb ik mijn visie verder uitgewerkt.
Wanneer is managementteamontwikkeling zinvol?
Ik heb zelf deel uitgemaakt van zeer verschillende managementteams, onder eveneens zeer uiteenlopende omstandigheden. Het prettigst heb ik gewerkt in teams waar enerzijds een grote betrokkenheid was en anderzijds sprake was van een stevige opgave. Het managementteam had echt ergens zijn tanden in te zetten. Het was niet even op de winkel passen.
Ook heb ik gewerkt in en met managementteams waar het niet lekker liep. Achteraf bezien speelden in die teams vaak meerdere zaken tegelijk. Er was onduidelijkheid over de gezamenlijke koers, belangen of wederzijdse verwachtingen. Soms botsten persoonlijkheden, haperde de communicatie of verliep de besluitvorming moeizaam. Wat oorzaak was en wat gevolg, is zelfs nu nog moeilijk vast te stellen. Wel is duidelijk dat de werkdruk het niet gemakkelijker maakte eens rustig bij de spanningen stil te staan.
In mijn werk als ontwikkelaar en adviseur zie ik ook dat managementteams soms lang doorgaan zonder stil te staan bij hun eigen functioneren. Vaak komt teamontwikkeling pas in beeld wanneer problemen in de samenwerking merkbaar worden. Mijn voorkeur is om eerder aandacht te besteden aan de ontwikkeling van het team. Teamontwikkeling kan dan worden verbonden aan ambitie: als nieuw samengesteld team een goede start maken, de strategie herijken of je samen voorbereiden op nieuwe uitdagingen.
Waartoe wil het managementteam zich ontwikkelen?
Wanneer ik betrokken raak bij de ontwikkeling van een managementteam is vaak nog niet duidelijk waar de ontwikkeling zich precies op moet richten. Daarom vind ik het belangrijk eerst goed te inventariseren. Waar staat het team? Wat gaat goed en wat vraagt aandacht? Maar ook: wat wil het team bereiken? Welke opdracht geeft het zichzelf en wat moeten medewerkers, de organisatie en eventueel externe stakeholders uiteindelijk van de voorgenomen ontwikkeling merken?
Naast een gesprek met de opdrachtgever spreek ik graag eerst alle teamleden individueel. Ieder teamlid kijkt vanuit een eigen positie naar het team. Juist de verschillen tussen die waarnemingen kunnen veel informatie opleveren. Bovendien blijkt wat een team gezamenlijk zegt te willen niet altijd overeen te komen met wat de afzonderlijke teamleden zelf ervaren of belangrijk vinden.
Mensen spreken zich in een groep niet altijd volledig uit en kunnen gemakkelijk aannames maken over wat anderen denken of willen. De individuele gesprekken helpen mij om ook die verschillen vroeg in het proces zichtbaar te krijgen.
Het ontwerpen van een goed programma
Bij het ontwerpen van een ontwikkelprogramma kijk ik naar drie zaken die met elkaar samenhangen:
de context waarin het team opereert;
de fase waarin het team zich bevindt;
de verhouding tussen inhoud en proces.
In onderstaand model is die samenhang schematisch weergegeven:
Model Managementteamontwikkeling
Context
Een managementteam functioneert altijd binnen een specifieke context. De opgave van de organisatie, interne ontwikkelingen en de relaties met de omgeving bepalen mede wat van het team wordt gevraagd.
Ontwikkelfase
Een tweede dimensie is de ontwikkelfase waarin het team zich bevindt. Daarbij kijk ik onder meer naar de samenstelling van het team, de ervaring die het samen heeft opgedaan en de patronen die zich in de loop van de tijd hebben ontwikkeld. Iedere fase kan iets anders van het team vragen.
Inhoud en proces
De derde dimensie is de verhouding tussen inhoud en proces: wat moet het team met elkaar organiseren en hoe werkt het daarin samen? Beide zijn nauw met elkaar verbonden. Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden kan de samenwerking bemoeilijken. Andersom kan gebrek aan vertrouwen maken dat een heldere taakverdeling in de praktijk toch niet werkt.
Waar in een ontwikkelprogramma het zwaartepunt ligt, verschilt per team.
Van intake naar ontwikkelagenda
De eerste gesprekken leveren vaak al veel nieuwe inzichten op. Ze maken zichtbaar hoe teamleden vanuit hun eigen positie naar het team kijken en hoe zij betekenis geven aan het functioneren van het team. Voor mij ontstaat zo geleidelijk een eerste beeld van overeenkomsten, verschillen en patronen die het waard zijn om verder te onderzoeken.
Daarbij besteed ik nadrukkelijk aandacht aan wat een team kenmerkt. Denk aan gewoonten, waarden, normen en dominante opvattingen. Samen zeggen die iets over de identiteit van het team. Een team kan daar kracht aan ontlenen, maar soms ook hinder van ondervinden. Wat binnen een team vanzelfsprekend is geworden, kan er bijvoorbeeld toe leiden dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien of te snel als niet relevant worden afgewezen.
De inzichten uit de individuele gesprekken gebruik ik vervolgens om de ontwikkelagenda en een programma samen te stellen. Aan het begin van de eerste teamdag koppel ik de belangrijkste bevindingen op hoofdlijnen terug en licht ik toe hoe die in het programma zijn verwerkt. Individuele inbreng blijft daarbij buiten beeld, tenzij vooraf anders is afgesproken.
Ontwikkelen binnen de context van de eigen organisatie
Bij de ontwikkeling van managementtteams werk ik graag zoveel mogelijk met echte vraagstukken: vraagstukken waar het team op dat moment daadwerkelijk aan werkt. Ontwikkeling en dagelijkse praktijk komen zo samen.
Ik zoek daar werkvormen bij waarin het team eigen vraagstukken onderzoekt, perspectieven verkent en samen besluiten neemt. De gekozen oplossingen worden vervolgens in de praktijk gebracht.
Door later te evalueren en waar nodig bij te sturen, ontstaat een ritme van handelen, leren en reflecteren.
Inrichting van het traject
Op basis van de ontwikkelopgave maak ik een voorstel voor de praktische inrichting van het traject. Werken in losse dagdelen kan, maar hele dagen hebben mijn voorkeur. Ze bieden meer ruimte voor verdieping, afwisseling en ontspanning. Afhankelijk van wat het team nodig heeft, kan ook een programma met een overnachting waardevol zijn.
Ik werk graag met teams op een inspirerende locatie, echt weg van de dagelijkse werkomgeving. Daarbij hoeft niet alles gefaciliteerd te worden. Spontane gesprekken tijdens een wandeling, het eten of later op de avond blijken geregeld minstens zo waardevol als onderdelen uit het formele programma.
Samenwerken onder druk
Samenwerken in teams is doorgaans minder moeilijk als de omstandigheden overzichtelijk zijn en belangen niet uiteenlopen. Anders wordt het wanneer de druk toeneemt. Als resultaten tegenvallen, belangen botsen of impopulaire besluiten nodig zijn, wordt samenwerken ineens lastiger.
Juist daarom vind ik het belangrijk om in een ontwikkelprogramma aandacht te besteden aan het functioneren van het team bij oplopende spanning en verschillen van inzicht. Blijven de teamleden naar elkaar luisteren als opvattingen uiteenlopen? Maakt het team ruimte voor twijfel, slecht nieuws of afwijkende waarnemingen? Kunnen emoties worden onderzocht zonder dat impulsieve reacties het gesprek overnemen?
Soms helpt het om lastige situaties vooraf te bespreken of zelfs te oefenen. Het team leert zo hoe het functioneert wanneer de druk toeneemt en wat nodig is om ook dan effectief te blijven handelen, samenwerken en besluiten te nemen.
Goede begeleiding maakt verschil
Naast een agenda die past bij de situatie en ontwikkelfase is het proces gebaat bij goede begeleiding. Mijn eigen ervaring met leidinggeven komt daarbij goed van pas. Veel van de vraagstukken die in managementteams spelen, ken ik uit mijn eigen praktijk. Dat maakt dat ik vaak snel begrijp wat er speelt en zorgt voor herkenning en vertrouwen in de teams waarmee ik werk.
Daarnaast doet managementteamontwikkeling een groot beroep op mijn procesvaardigheden. Ik probeer scherp waar te nemen wat er gebeurt om desgewenst in het moment te schakelen. Wie spreekt zich uit en wie niet? Waar worden signalen gemist? En wanneer wordt een inhoudelijke discussie gevoerd terwijl er eigenlijk iets in de onderlinge verhouding speelt?
Pijnpunten maak ik graag bespreekbaar. Maar soms leg ik ze bewust eerst terzijde. Timing doet ertoe en niet iedere spanning vraagt meteen aandacht. Soms is het zinvoller om eerst meer duidelijkheid te creëren over een doel, rol of verantwoordelijkheid. Goede begeleiding vraagt om steeds te beoordelen wat het team op dat moment écht verder helpt.
Een goed programma ontwikkelt mee
Gedurende een ontwikkeltraject ontstaan nieuwe inzichten en ook de omstandigheden kunnen veranderen. Een goed programma geeft daarom richting, maar ligt niet op voorhand volledig vast.
Er moet ruimte zijn om te volgen wat er gedurende het traject gebeurt en de agenda en aanpak daarop aan te passen.
Wat merkt de organisatie ervan?
De manier waarop een managementteam functioneert werkt door in de organisatie. Managementteamontwikkeling gaat daarom niet over het managementteam alleen.
Sommige teams kiezen ervoor om medewerkers actief bij hun ontwikkeling te betrekken. Bijvoorbeeld door vooraf op te halen hoe zij het functioneren van het managementteam ervaren en waar zij mogelijkheden voor verbetering zien. Daarmee krijgt het team niet alleen waardevolle informatie. Het managementteam laat ook zien dat het de eigen ontwikkeling belangrijk vindt en dat de waarnemingen en ideeën van medewerkers daarbij serieus worden genomen.
Later kunnen inzichten en gemaakte keuzes met de organisatie worden gedeeld en kunnen medewerkers bij de evaluatie worden betrokken: wat merken zij inmiddels van de ontwikkeling van het team?
Lees ook over:
Verder praten?
Ieder managementteam vraagt iets anders. Wil je eens van gedachten wisselen over wat in jullie situatie een passende volgende stap kan zijn?
